Como aplicar intelixencia artificial nun concello

Onde pode resultar útil: do traballo interno á cidadanía

Un asistente interno pode ser un primeiro paso máis controlable que un servizo aberto á cidadanía. O persoal coñece as fontes, detecta fallos e pode probar preguntas reais. Iso non elimina riscos: os permisos deben impedir que unha consulta de cultura recupere documentos restrinxidos doutro departamento.

A intelixencia documental pode axudar a ordenar anexos e identificar información que falta. Un sistema RAG pode recuperar instrucións de traballo e citar a versión consultada. Son necesidades distintas, aínda que compartan parte da infraestrutura.

Por onde empezar: oito decisións antes de escalar

A primeira conversa debería incluír a unidade que realiza a tarefa, informática e as persoas responsables de protección de datos, seguridade e procedemento cando corresponda. Se só participa quen compra a ferramenta, é fácil descubrir tarde unha restrición que condiciona todo o deseño.

Antes de probar, escribiríamos unha ficha de alcance dunha páxina: problema, usuarios, fontes, operacións permitidas, datos excluídos, responsable e criterios de aceptación. A ficha tamén debe dicir que non se vai facer, por exemplo emitir unha resolución ou modificar automaticamente unha situación administrativa.

Exemplo de aplicación: preparar a distribución de solicitudes

Imaxinemos unha unidade que recibe solicitudes e documentos anexos por unha canle xa existente. O piloto identifica o tipo de documento e suxire unha unidade destinataria. Mostra o fragmento que apoia esa proposta e ofrece a opción «non determinado» cando non hai información suficiente.

A proba realízase inicialmente cunha copia autorizada e minimizada dos datos ou cun conxunto sintético representativo. O sistema non modifica o rexistro oficial. O persoal compara as propostas co procedemento habitual e documenta por que corrixe cada clasificación.

Cómpre incluír documentos en galego e castelán, anexos escaneados, solicitudes con varias finalidades e ficheiros que non se poden ler. Un piloto que só recibe exemplos limpos non permite estimar o traballo de revisión posterior. Un documento descoñecido debe chegar a unha cola de revisión, non desaparecer.

Datos, interoperabilidade e arquivo: o traballo menos visible

Unha conexión útil debe respectar a identidade das persoas usuarias, os permisos e os identificadores do expediente. Copiar documentos a unha nova plataforma sen relación coa fonte crea dúas versións do traballo. Cómpre decidir cal é a fonte de referencia e como se sincronizan correccións, baixas e cambios de acceso.

Para unha consulta sobre normativa, cada resposta debería permitir abrir a disposición utilizada, coñecer a data da versión e distinguir texto publicado de anotación interna. Para un resumo dun expediente, debería ser posible volver ás páxinas concretas que sustentan as afirmacións.

A integración pode facerse mediante APIs, intercambio de ficheiros controlado ou conectores do sistema existente. Antes de escoller unha vía hai que comprobar formatos, límites de uso e capacidade de exportación. Unha proba de saída —recuperar datos, configuración e rexistros útiles— axuda a avaliar a dependencia do provedor.

Os rexistros técnicos tamén poden conter datos persoais. Hai que limitar o contido que gardan e definir acceso e conservación co equipo responsable. Gardar todos os prompts e documentos indefinidamente non é unha estratexia de trazabilidade.

Accesibilidade e supervisión que se poidan exercer

Unha canle de atención con IA debe poder utilizarse con teclado e tecnoloxías de apoio, amosar erros comprensibles e evitar que a información dependa da cor. Tamén necesita linguaxe clara, identificación do carácter automatizado cando corresponda e unha derivación humana que funcione.

Na revisión interna, a interface debe presentar a proposta xunto coa fonte. Un botón de «aceptar» sen tempo nin información para comprobar o contido non constitúe unha supervisión efectiva. A persoa revisora necesita poder corrixir, deter e comunicar unha incidencia.

• Probar tarefas completas con persoal que realmente realizará o traballo.
• Comprobar documentos longos, zoom, móbil e lectores de pantalla nas canles previstas.
• Evitar que unha caída do servizo de IA bloquee o procedemento ordinario.
• Formar ao persoal sobre límites, fontes, datos que non debe introducir e tratamento de excepcións.

AI Act e protección de datos: verificar o uso concreto

O Regulamento europeo de IA distingue obrigas segundo a finalidade e o papel da organización. Non toda ferramenta municipal é de alto risco polo feito de utilizala un concello. Algúns usos vinculados a servizos esenciais ou a decisións sobre persoas requiren unha análise particularmente coidadosa.

As referencias de partida son o Regulamento (UE) 2024/1689 en EUR-Lex e a información de aplicación da Comisión Europea, consultadas o 27 de setembro de 2026. O calendario e as disposicións transitorias deben contrastarse para o sistema concreto; esta guía non pretende substituír esa revisión.

Como recomendación técnica, manteríamos un inventario de usos, unha descrición dos datos, os provedores, as funcións permitidas e as probas realizadas. A avaliación de riscos, as medidas de protección de datos e a documentación contractual deben definirse cos responsables competentes. Portocelo ofrece apoio técnico e de gobernanza.

Que pedir e como decidir se o piloto merece continuar

Unha proposta debería especificar entregables verificables: integracións incluídas, conxunto de probas, fluxo de revisión, documentación, soporte e condicións de saída. «Asistente intelixente» é unha descrición insuficiente para comparar ofertas. Tamén cómpre separar a configuración inicial dos custos de uso e mantemento.

O impacto non se reduce a contar conversas. Interesan as tarefas correctamente resoltas, o tempo de revisión, a facilidade para localizar información e a continuidade do servizo. Os criterios deben acordarse antes de ver a demostración, para non cambiar a definición de éxito segundo o que a ferramenta fai mellor.

Se o resultado é bo, a ampliación pode incorporar outra tipoloxía ou unidade. Se non o é, pode haber unha mellora de proceso ou de arquivo máis útil ca a IA. A nosa páxina de solucións para Administracións Públicas explica como abordar esa análise.