Ler un correo, localizar un pedido e preparar un borrador son tarefas que xa se poden combinar nun fluxo con IA. Iso non significa que todo o proceso deba funcionar sen persoas. A parte útil adoita estar entre unha entrada difícil de estruturar e unha saída que se pode comprobar.
Os dez exemplos desta guía son deseños posibles, non promesas de aforro nin resultados de clientes. En cada un separamos a función do modelo, a integración necesaria e a revisión. O obxectivo é que poidas recoñecer un proceso da túa organización e preparar unha primeira análise.
A adopción medra; a decisión segue sendo de proceso
Eurostat informou de que o 20,0 % das empresas da UE de dez ou máis persoas empregadas utilizaban tecnoloxías de IA en 2025, fronte ao 13,5 % en 2024. A estatística describe adopción nos sectores cubertos pola enquisa; non mide rendibilidade nin demostra que unha ferramenta concreta vaia funcionar nunha empresa.
% de empresas · 2024–2025
Empresas de dez ou máis persoas empregadas, nos sectores cubertos pola enquisa TIC de Eurostat. Non inclúe todas as microempresas nin representa resultados de Portocelo.
Fonte: Eurostat · isoc_eb_ai · noticia de 11/12/2025. Publicación da fonte: .
Para decidir onde empezar, importa máis poder describir a entrada e recoñecer un resultado correcto ca seguir a porcentaxe de adopción. Os seguintes exemplos propoñen precisamente esas fronteiras.
1. Facturas recibidas
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Unha factura en PDF e, cando existe, unha referencia de pedido. |
| Que fai a IA | Extraer os campos e localizar posibles correspondencias co provedor e o pedido. As sumas e duplicados compróbanse con regras. |
| Sistema necesario | Correo ou portal de recepción, catálogo de provedores e ERP. |
| Intervención humana | Revisar documentos con importes discordantes, cambios de conta ou referencias ambiguas. A autorización dun pagamento queda fóra da extracción. |
| Resultado esperado | Un borrador de rexistro contable con ligazón á factura e motivos de revisión. |
Cómpre distinguir factura, abono e proforma; unha cifra lexible non garante que pertenza ao campo correcto.
2. Distribución do correo
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Mensaxes entrantes nunha caixa compartida cunha taxonomía coñecida. |
| Que fai a IA | Propoñer categoría, prioridade operativa e unidade destinataria a partir do texto. |
| Sistema necesario | Sistema de correo, cola de tarefas e directorio de equipos. |
| Intervención humana | Atender mensaxes ambiguas, queixas e solicitudes que requiren prazos ou criterios específicos. |
| Resultado esperado | Unha cola ordenada con borradores de asignación, sen perder a mensaxe orixinal. |
Unha instrución escrita polo remitente non pode ampliar os permisos do sistema nin autorizar unha acción.
3. Clasificación documental
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | PDFs, imaxes e documentos con tipos recorrentes. |
| Que fai a IA | Detectar tipoloxía e metadatos, separando documentos mesturados cando sexa viable. |
| Sistema necesario | Repositorio documental e mecanismo de lectura ou OCR. |
| Intervención humana | Validar tipos novos, ficheiros incompletos e clasificacións con consecuencias relevantes. |
| Resultado esperado | Documentos preparados para arquivar cunha categoría proposta e procedencia conservada. |
Crear unha categoría «non determinado» é preferible a obrigar ao modelo a inventar unha clase.
4. Preparación de actualizacións no CRM
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Unha nota de reunión ou unha mensaxe comercial autorizada. |
| Que fai a IA | Propoñer os campos que cómpre actualizar e resumir o seguinte paso. |
| Sistema necesario | CRM con API e regras de acceso por conta. |
| Intervención humana | Confirmar compromisos, datas e asociación coa persoa ou empresa correcta. |
| Resultado esperado | Unha actualización revisable, con historial dos campos modificados. |
Unha intención mencionada nunha conversa non equivale a unha venda pechada; o sistema non debe inferir o estado contractual.
5. Borradores de soporte
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Unha consulta e a documentación vixente do produto ou servizo. |
| Que fai a IA | Recuperar fontes e preparar unha resposta que explique os pasos pertinentes. |
| Sistema necesario | Xestor de incidencias e base de coñecemento con permisos. |
| Intervención humana | Revisar respostas sen fontes, casos sensibles e propostas que cambian configuracións críticas. |
| Resultado esperado | Un borrador con referencias que reduce a busca manual do equipo. |
Se a guía non cobre a versión do produto, o sistema debe recoñecelo; completar por intuición pode agravar a incidencia.
6. Extracción de solicitudes
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Un formulario ou correo cun conxunto de datos esperados. |
| Que fai a IA | Identificar campos e sinalar información ausente sen inventala. |
| Sistema necesario | Aplicación de destino e regras de validación do formato. |
| Intervención humana | Resolver contradicións entre documentos e verificar datos que condicionan unha decisión. |
| Resultado esperado | Un rexistro pendente de validación cun mapa de onde procede cada campo. |
Non confundir un campo non atopado cun valor negativo: «non consta» e «non» son resultados diferentes.
7. Preparación de orzamentos
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Unha petición e un catálogo de produtos, prezos e condicións autorizado. |
| Que fai a IA | Relacionar a necesidade con elementos do catálogo e preparar unha proposta inicial. |
| Sistema necesario | Catálogo actualizado, sistema de tarifas e aplicación comercial. |
| Intervención humana | Aprobar prezos, descontos, alcance e compromisos antes de enviar. |
| Resultado esperado | Un borrador que permite dedicar a revisión á solución e ás condicións. |
A IA non debería calcular impostos nin totais de maneira libre: un motor de regras debe producir os importes.
8. Actas e tarefas de reunión
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Notas ou unha gravación obtida e tratada nas condicións aplicables. |
| Que fai a IA | Propoñer resumo, acordos e tarefas distinguindo decisións de ideas debatidas. |
| Sistema necesario | Repositorio autorizado e xestor de tarefas. |
| Intervención humana | Validar atribucións, responsables e datas; corrixir erros de transcrición. |
| Resultado esperado | Un borrador de acta e unha lista de tarefas que as persoas poden aceptar. |
Non atribuír un compromiso a quen só formulou unha pregunta. A revisión tamén debe eliminar datos innecesarios.
9. Informes recorrentes
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Datos estruturados e definicións acordadas dos indicadores. |
| Que fai a IA | Redactar unha explicación dos cambios sobre cálculos verificados. |
| Sistema necesario | Base de datos, consultas controladas e ferramenta de informes. |
| Intervención humana | Revisar interpretacións causais e anomalías que poidan ser erros de orixe. |
| Resultado esperado | Un informe con cifras trazables e unha síntese separada das hipóteses. |
Unha subida nun indicador non demostra a causa. O modelo debe distinguir dato, interpretación e cuestión pendente.
10. Busca interna de coñecemento
| Parte do proceso | Deseño proposto |
|---|---|
| Entrada | Unha pregunta e fontes documentais ás que a persoa pode acceder. |
| Que fai a IA | Recuperar pasaxes e producir unha resposta con citas comprobables. |
| Sistema necesario | Identidade corporativa, índice documental e control de permisos. |
| Intervención humana | Resolver consultas sen resposta, fontes contraditorias e usos de maior impacto. |
| Resultado esperado | Unha resposta que permite abrir os documentos de referencia. |
Actualizar o índice e revogar accesos forma parte da operación; non é unha tarefa única de instalación.
Como escoller un primeiro proceso entre estes dez
Escolle unha tarefa cunha persoa responsable e un volume que permita observar casos habituais e excepcións. Documenta como se resolve hoxe, incluídos os atallos e correccións que non aparecen no procedemento formal. Se os datos de partida son inconsistentes, arranxar esa entrada pode achegar máis valor ca engadir un modelo.
| Pregunta | Bo sinal para probar | Antes de automatizar |
|---|---|---|
| Hai repetición suficiente? | Casos recorrentes e resultado comparable | Observar o traballo durante un período representativo |
| Pódese verificar a saída? | Existe unha fonte ou regra de contraste | Definir quen decide que é correcto |
| Hai acceso aos sistemas? | API ou intercambio estable e autorizado | Resolver permisos e dependencia do provedor |
| As excepcións teñen dono? | Hai cola, responsable e saída manual | Acordar capacidade de revisión |
| O erro é reversible? | Borrador ou operación recuperable | Separar proposta e execución |
Non sumamos estas respostas nunha puntuación comercial: unha única condición, como a ausencia de permisos, pode impedir o proxecto. A nosa guía para detectar o que paga a pena automatizar desenvolve esta priorización.
Medir sen prometer unha porcentaxe de aforro
Rexistra o tempo total por tarefa, os erros relevantes e o volume pendente antes do piloto. Despois compara con casos equivalentes, incorporando revisión, correccións e incidencias. Separar por tipo de entrada evita que unha mellora nos casos fáciles oculte un empeoramento nos difíciles.
Un cálculo inicial pode partir do tempo aforrado nas tarefas correctamente resoltas, multiplicado polo volume observado, e restar o traballo de revisión e mantemento. Non todo minuto liberado se converte nun aforro económico: pode destinarse a reducir atrasos ou mellorar a atención. Explicitar ese destino fai máis útil a decisión.
Tamén hai custos de integración, infraestrutura, licenzas e cambios no proceso. Antes de ampliar a automatización, comproba que alguén pode manter as regras e as fontes. Para pasar dos exemplos a un alcance verificable, consulta o servizo de automatización intelixente.
Do coñecemento ao proceso
Escollemos un proceso e debuxamos o fluxo.
Cóntanos que información recibides, onde a rexistrades e que excepcións consumen máis tempo. Ese é o punto de partida dunha automatización útil.
Analicemos o teu proceso ↗
